Hiện nay và giai đoạn 2025–2026, quy định về thanh toán để hóa đơn dịch vụ được khấu trừ thuế đã siết rất chặt, nên với các hợp đồng quay phim, chụp ảnh trên 5 triệu, doanh nghiệp gần như bắt buộc phải chuyển khoản đúng từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty cung cấp dịch vụ nếu muốn được khấu trừ VAT và tính chi phí hợp lệ.
1. Cơ sở quy định về “hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản”
– Trước đây, ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT là hóa đơn từ 20 triệu trở lên.
– Từ Luật Thuế GTGT 2024 và các văn bản hướng dẫn mới (hiệu lực 1/7/2025), ngưỡng này được hạ xuống 5 triệu đồng, tức là hóa đơn từ 5 triệu trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ VAT.
– Đồng thời, định hướng mới là mọi giao dịch hàng hóa, dịch vụ muốn được khấu trừ VAT đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chỉ trừ một số trường hợp đặc thù.
Với dịch vụ quay phim, chụp ảnh sự kiện, nhiều đơn vị (trong đó có 1990 Media) đã cập nhật chính sách nội bộ: chi phí thuê dịch vụ từ 5.000.000 đồng trở lên, nếu khách hàng là doanh nghiệp và muốn khấu trừ VAT, thì bắt buộc phải thanh toán qua chuyển khoản.
2. Thanh toán từ tài khoản cá nhân có hợp lệ không?
Có hai góc độ phải phân biệt: điều kiện khấu trừ VAT/chi phí thuế TNDN, và cách thức thanh toán thực tế.
– Về nguyên tắc, khoản chi để được khấu trừ VAT và tính vào chi phí được trừ phải:
– Phục vụ hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
– Có hóa đơn chứng từ hợp pháp.
– Hóa đơn từ 5 triệu trở lên (trước đây là 20 triệu) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Vấn đề là thanh toán bằng tài khoản cá nhân:
– Bộ Tài chính đã nhiều lần giải đáp: nếu doanh nghiệp ủy quyền cho nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt bằng tài khoản cá nhân, sau đó công ty chuyển khoản hoàn trả cho nhân viên kèm đủ chứng từ, thì vẫn được coi là đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế.
– Tuy nhiên, việc cá nhân tự ý chuyển khoản cho nhà cung cấp, không có quy chế ủy quyền, không có bước công ty hoàn trả qua ngân hàng, hoặc chứng từ không đầy đủ… thì rất dễ bị cơ quan thuế bác khi quyết toán.
Vì vậy, nếu là doanh nghiệp mua dịch vụ quay phim chụp ảnh muốn an toàn, cách làm chuẩn và ít rủi ro nhất vẫn là: công ty thanh toán trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp cho tài khoản doanh nghiệp của bên cung cấp dịch vụ.
3. Vì sao nên chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty dịch vụ?
Một khoản dịch vụ quay phim, chụp ảnh sự kiện 6–10 triệu (thậm chí vài chục triệu) thường là chi phí đáng kể trong sự kiện, nên đa số khách hàng là doanh nghiệp muốn lấy hóa đơn VAT và hạch toán chi phí.
Thanh toán đúng từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty dịch vụ mang lại các lợi ích:
– Đáp ứng rõ ràng điều kiện “chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt” cho hóa đơn từ 5 triệu trở lên, giúp khấu trừ VAT đầu vào và ghi nhận chi phí hợp lệ.
– Tránh tranh cãi với cơ quan thuế về việc tài khoản cá nhân có phải là thanh toán của doanh nghiệp hay không, đặc biệt khi không có hồ sơ ủy quyền, quy chế tài chính kèm theo.
– Dễ đối chiếu với hợp đồng dịch vụ, phụ lục thanh toán, biên bản nghiệm thu… vì mọi chứng từ đều đứng tên doanh nghiệp, thống nhất từ hợp đồng đến hóa đơn và sao kê ngân hàng.
Một ví dụ đơn giản: công ty A thuê 1990 Media quay livestream sự kiện trị giá 12 triệu đồng, muốn khấu trừ VAT 10%. Nếu kế toán để nhân viên tự chuyển từ tài khoản cá nhân, sau đó công ty không có quy chế ủy quyền, không có chứng từ hoàn trả qua ngân hàng, thì khi quyết toán thuế, phần VAT 1,2 triệu rất dễ bị loại, và chi phí 12 triệu có nguy cơ bị xuất toán.
4. Thực tế tại 1990 Media: nhiều trường hợp phải giải trình, hoàn tiền rất mất thời gian
Là đơn vị chuyên quay phim, chụp ảnh sự kiện, 1990 Media thường xuyên làm việc với khách hàng doanh nghiệp, cơ quan, trường học, trung tâm đào tạo… nên vấn đề hóa đơn và phương thức thanh toán luôn là “điểm nóng” sau sự kiện.
Thực tế, 1990 Media đã gặp rất nhiều trường hợp:
– Khách hàng ban đầu cho nhân viên hoặc cá nhân trong công ty chuyển khoản trả tiền dịch vụ, sau đó mới yêu cầu xuất hóa đơn cho công ty.
– Đến khi kế toán/doanh nghiệp rà soát lại hồ sơ thì phát hiện thanh toán không đi từ tài khoản công ty, hoặc chứng từ ủy quyền – hoàn trả không đầy đủ, nên phải liên hệ lại nhà cung cấp (1990 Media) để hỗ trợ giải trình.
– Có trường hợp, để “làm đẹp” hồ sơ, hai bên phải thống nhất hoàn trả lại khoản thanh toán cũ rồi thực hiện lại thanh toán từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty cung cấp dịch vụ, kéo theo rất nhiều thủ tục: biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ, sao kê ngân hàng, giải trình kèm theo… mất thời gian cho cả hai bên.
Những tình huống này không chỉ gây tốn thời gian cho đội ngũ kế toán mà còn ảnh hưởng đến uy tín và trải nghiệm dịch vụ của cả khách hàng lẫn 1990 Media, dù lỗi phần lớn đến từ việc ban đầu không thống nhất rõ về phương thức thanh toán.
5. Khuyến nghị khi làm việc với 1990 Media (và các đơn vị dịch vụ khác)
Để tránh rắc rối về thuế và hồ sơ thanh toán, khi đặt dịch vụ quay phim, chụp ảnh sự kiện với 1990 Media hoặc các đơn vị tương tự, doanh nghiệp nên:
– Ngay từ bước báo giá/hợp đồng, thông báo rõ nhu cầu: “Công ty cần xuất hóa đơn VAT, chi phí được khấu trừ”.
– Yêu cầu ghi rõ trong hợp đồng: phương thức thanh toán chuyển khoản từ tài khoản công ty A sang tài khoản công ty 1990 Media (ghi rõ số tài khoản, ngân hàng, chủ tài khoản).
– Tránh để cá nhân tự chuyển khoản trực tiếp cho nhà cung cấp; nếu buộc phải dùng tài khoản cá nhân, cần làm: quyết định/biên bản ủy quyền nội bộ, quy định rõ trong quy chế tài chính, và có bước công ty chuyển khoản hoàn trả cho cá nhân kèm chứng từ đầy đủ.
– Lưu trữ đầy đủ: hợp đồng, phụ lục, báo giá, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, sao kê chuyển khoản… để khi cơ quan thuế kiểm tra có thể xuất trình ngay.
Tóm lại, với hóa đơn dịch vụ quay phim chụp ảnh từ 5 triệu trở lên, nếu doanh nghiệp muốn an toàn, muốn khấu trừ VAT và tính chi phí hợp lệ thì nên thống nhất một nguyên tắc đơn giản: chỉ thanh toán bằng chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty của bên cung cấp dịch vụ, hạn chế tối đa việc chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản cá nhân để tránh phải giải trình, hoàn trả, làm lại rất mất thời gian cho cả hai bên như thực tế 1990 Media đã từng gặp.
